Dossiers patients au cabinet médical : sauvegarde, confidentialité et loi 18-07

Que dit la loi 18-07 pour un cabinet médical ?

La loi n° 18-07 du 10 juin 2018 relative à la protection des personnes physiques dans le traitement des données à caractère personnel classe les données de santé parmi les données sensibles, dont le traitement est en principe interdit sauf exceptions, notamment lorsqu’il est nécessaire aux soins et réalisé par un professionnel soumis au secret. Elle crée une autorité nationale, l’ANPDP, et prévoit des obligations de sécurité et de confidentialité pour quiconque traite ces données.

Ce que cela signifie pour un cabinet, sans entrer dans le détail juridique qu’un avocat ou l’ANPDP confirmera : vous êtes responsable des dossiers que vous tenez, qu’ils soient dans une armoire ou dans un logiciel ; vous devez empêcher qu’une personne non autorisée les lise ; et le patient a un droit de regard sur ce qui le concerne. Les formalités exactes (déclaration, autorisation) dépendent du traitement : renseignez-vous avant d’ouvrir, et notez la réponse.

Qui a accès aux dossiers, et comment le prouver ?

Sur papier, l’accès se contrôle avec une armoire qui ferme et une règle : les dossiers sortent pour la consultation et rentrent le soir. La secrétaire voit l’identité et le motif, pas forcément le contenu médical ; dans beaucoup de cabinets, c’est le médecin qui range lui-même.

Avec un logiciel, la même règle devient des comptes : un compte par personne, jamais partagé, avec des droits différents pour le médecin et le secrétariat. Un logiciel de cabinet sérieux journalise qui a ouvert quel dossier et quand ; c’est ce journal qui permet de répondre à un patient ou à l’autorité le jour où la question se pose. Le mot de passe affiché sur l’écran, ou le compte unique « cabinet », annule tout le reste.

• Un compte nominatif par personne, désactivé le jour du départ.
• Le médecin voit tout ; le secrétariat voit l’agenda, l’identité, la caisse, et pas les observations médicales.
• L’écran se verrouille après quelques minutes d’inactivité, dans la salle de consultation comme à l’accueil.

Où sont les données, et combien de copies ?

La question « où sont mes données ? » a trois réponses possibles : sur l’ordinateur du cabinet, sur un serveur en Algérie, ou sur un serveur à l’étranger. Chacune a un coût et un risque. L’ordinateur du cabinet est sous votre main mais brûle, se vole et tombe en panne ; un serveur hébergé est sauvegardé par quelqu’un d’autre, à condition de savoir qui, où et à quelle fréquence.

La règle minimale, papier ou logiciel : il doit exister à tout moment deux copies des dossiers, dans deux lieux. Pour le papier, c’est difficile, et c’est l’argument le plus honnête pour informatiser. Pour un logiciel installé au cabinet, c’est une sauvegarde quotidienne sur un disque emporté le soir. Pour un logiciel hébergé, c’est écrit dans le contrat : fréquence des sauvegardes, lieu, durée de rétention, et comment vous récupérez vos données si vous partez. La page sécurité et confidentialité décrit ce que Daaem fait de son côté ; demandez la même transparence à tout éditeur.

Si vous informatisez un cabinet qui tourne déjà, ne scannez pas tout d’un coup : la méthode progressive est détaillée dans Informatiser son cabinet sans l’arrêter.

Que répondre au patient qui demande son dossier ?

Le patient a le droit de savoir ce que vous détenez sur lui et d’en obtenir copie ; les modalités précises (délai, forme, frais) relèvent de la loi 18-07 et des règles de l’Ordre, à vérifier. En pratique, décidez à l’avance qui répond (le médecin), sous quelle forme (une copie imprimée ou un export, remise en main propre contre signature), et dans quel délai raisonnable.

Deux situations reviennent souvent : le patient qui change de médecin et veut ses résultats, et la famille qui demande le dossier d’un proche. Dans le premier cas, remettez une copie et gardez l’original. Dans le second, la règle est stricte : le dossier appartient au patient ; sans son accord écrit ou un cadre légal précis (décès, tutelle), on ne le remet pas, et on explique pourquoi avec douceur.

Comment vérifier son cabinet en 15 minutes ?

Passez les cinq points ci-dessous une fois par trimestre. Si l’un d’eux est faux, c’est la priorité du mois. Et si vous choisissez un logiciel, posez ces mêmes questions à l’éditeur ; notre guide choisir un logiciel de cabinet médical les reprend parmi ses sept critères.

• Je sais qui peut lire un dossier, et chaque personne a sa propre clé ou son propre compte.
• Il existe une deuxième copie des dossiers, dans un autre lieu, de moins d’une semaine.
• J’ai testé une fois la récupération d’un dossier depuis la sauvegarde.
• Je sais quoi répondre, et en combien de temps, à un patient qui demande son dossier.
• J’ai noté quelles formalités la loi 18-07 impose à mon cabinet, et auprès de qui je les ai vérifiées.