La caisse du cabinet médical : tenir ses recettes du jour sans cahier ni surprise

Dans beaucoup de cabinets, la caisse se tient avec un tiroir et un cahier. Ça fonctionne tant que tout va bien. Le jour où le compte ne tombe pas juste, personne ne sait si c’est un oubli d’écriture, un contrôle gratuit, un patient qui paiera demain ou une erreur de monnaie.

Le régime fiscal et les écritures comptables relèvent de votre comptable. Cet article porte sur la discipline de tous les jours, celle qui fait qu’à la fin du mois il n’y a rien à reconstituer.

1. Un encaissement par visite, au moment de la visite

La règle qui évite presque tous les écarts : chaque visite se termine par un encaissement enregistré, tout de suite, par la personne qui reçoit l’argent. Pas en fin de matinée de mémoire, pas en fin de semaine à partir de l’agenda.

2. Noter le mode de paiement

Espèces, carte, virement : le soir, seules les espèces doivent se retrouver dans le tiroir. Si le mode n’est pas noté, un paiement par virement ressemble à un manque dans la caisse. Une ligne par paiement, avec son mode, et la comparaison du soir devient simple.

3. Offert ou impayé : ce n’est pas la même chose

Un contrôle gratuit, un confrère qu’on ne fait pas payer, une famille dans la difficulté : un acte offert est une décision, à noter comme telle. Un impayé est une dette : le patient paiera plus tard, et il faut savoir qui doit quoi, depuis quand.

Mélanger les deux, c’est perdre de l’argent sans le savoir, ou relancer à tort un patient à qui on avait dit « c’est bon ».

4. Le comptage du soir

Avant de fermer, comptez les espèces et comparez-les à ce qui devait y être : la somme des paiements en espèces de la journée, plus le fond de caisse. Un écart de quelques dinars se comprend le soir même ; le même écart découvert un mois plus tard ne s’explique plus.

Gardez une trace imprimée du total de la journée, du détail par mode de paiement et de l’écart constaté. C’est le document que votre comptable vous demandera.

5. Qui encaisse ?

Une caisse, une personne. Si le médecin encaisse le matin et la secrétaire l’après-midi, chacun compte sa partie. Dans un cabinet à plusieurs médecins, chacun garde ses honoraires : il faut savoir, le soir, ce qui revient à chacun, y compris quand un patient a payé en une fois les actes de deux médecins.

Où Daaem intervient

Dans Daaem, l’encaissement clôt la visite : montant en dinars, mode de paiement (espèces, carte, virement). La page « Caisse du jour » affiche le total, le détail par mode, les espèces attendues face aux espèces comptées et l’écart, puis imprime le ticket Z de la journée. Quand plusieurs personnes encaissent, chacune a sa caisse ; dans un cabinet de groupe, le Z indique ce qui revient à chaque médecin.

Les factures non soldées restent visibles dans « Impayés », avec leur date. La caisse est gratuite, comme l’agenda.